KVKK / Gizlilik Aydınlatma Metni

1. Genel açıklama

Conventus; veli-öğretmen görüşme günlerinde sıra alma, sıra takibi, öğretmen kuyruk yönetimi, bildirim ve raporlama süreçlerini yürütmek amacıyla kullanılan bir dijital hizmettir.

Conventus dijital hizmeti CANAN ERKANLI tarafından sunulmaktadır.

İletişim: zafkandev7@gmail.com

İnternet adresi: www.conventusapp.com

2. Veri sorumlusu ve hizmet sağlayıcı rolleri

Okul tarafından Conventus sistemine yüklenen öğrenci, veli, öğretmen, sınıf, etkinlik ve görüşme organizasyonu verileri bakımından kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve kapsamını belirleyen ilgili okul veya eğitim kurumu veri sorumlusu olarak hareket eder.

CANAN ERKANLI, bu verilerin okulun talimatları ve hizmetin teknik gereklilikleri doğrultusunda işlenmesi bakımından Conventus hizmetinin teknik hizmet sağlayıcısı ve veri işleyeni olarak hareket eder.

Web sitesi üzerinden gönderilen demo talepleri, doğrudan destek talepleri ve CANAN ERKANLI ile kurulan hizmet iletişimi kapsamında alınan kişisel veriler bakımından CANAN ERKANLI, ilgili işlemin niteliğine göre veri sorumlusu olarak hareket edebilir.

3. İşlenen kişisel veri kategorileri

Kullanım senaryosuna ve kullanıcı rolüne göre aşağıdaki veri kategorileri işlenebilir:

• Okul kodu ve okul bilgileri,
• Öğrenci adı, sınıfı, şubesi ve öğrenci kimlik bilgileri,
• Veli adı, telefon bilgisi ve öğrenciyle ilişki bilgileri,
• Öğretmen adı, branşı ve görev bilgileri,
• Kullanıcı hesabı, rol ve giriş bilgileri,
• Etkinlik, vardiya, öğretmen odası ve kuyruk bilgileri,
• Sıra numarası, çağrı ve görüşme durum kayıtları,
• Misafir veli adı, telefon bilgisi ve yakınlık bilgisi,
• Cihaz bildirim tokenı ve cihaz tanımlayıcıları,
• Teknik hata, güvenlik ve işlem kayıtları,
• Demo ve destek formlarında iletilen iletişim bilgileri.

4. Kişisel verilerin işlenme amaçları

Kişisel veriler aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Kullanıcı girişinin ve rol doğrulamasının sağlanması,
• Öğrenci, veli ve öğretmen eşleşmelerinin yapılması,
• Veli-öğretmen görüşme günü sıra yönetiminin yürütülmesi,
• Öğretmen çağrı ve görüşme akışının yönetilmesi,
• Mobil bildirimlerin gönderilmesi,
• Okul ve öğretmen raporlarının oluşturulması,
• Hizmet güvenliğinin sağlanması ve kötüye kullanımın önlenmesi,
• Teknik sorunların tespit edilmesi ve giderilmesi,
• Destek ve kullanıcı taleplerinin yanıtlanması,
• Demo taleplerinin değerlendirilmesi ve iletişim kurulması,
• Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi.

5. Toplama yöntemi ve hukuki sebepler

Kişisel veriler; ilgili okul tarafından sisteme yüklenen kayıtlar, kullanıcıların mobil uygulama veya web panelindeki işlemleri, misafir veli giriş formları, demo ve destek formları, cihaz bildirim kayıtları ve teknik altyapı kayıtları aracılığıyla elektronik ortamda toplanır.

Veriler, uygulanabilir olduğu ölçüde; bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması, veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması ve ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerin korunması hukuki sebeplerine dayanılarak işlenebilir.

Mevzuat uyarınca açık rıza gereken işlemler bulunması halinde, ilgili kişinin açık rızası ayrıca alınır.

6. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel veriler; hizmetin yürütülmesi için gerekli olduğu ölçüde, ilgili okulun yetkili kullanıcıları ile bulut altyapısı, barındırma, veri tabanı, mobil bildirim, e-posta, güvenlik ve teknik destek hizmeti sağlayan üçüncü taraflarla paylaşılabilir.

Üçüncü taraf hizmet sağlayıcıların yurt dışında bulunması veya verilerin yurt dışındaki sistemler üzerinden işlenmesi halinde aktarım işlemleri, yürürlükteki kişisel verilerin korunması mevzuatında öngörülen şartlar ve güvenceler çerçevesinde gerçekleştirilir.

Okul kullanıcıları yalnızca yetkili oldukları okul ve kullanıcı rolü kapsamındaki verilere erişebilir.

7. Saklama ve silme

Görüşme günü operasyon verileri geçici niteliktedir. Conventus’un mevcut veri saklama politikası kapsamında operasyon verileri, ilgili etkinliğin oluşturulma tarihinden itibaren 60 günlük süre sonunda okul bazında temizlenebilir.

Temizleme işlemi; öğrenci, veli, öğretmen, kuyruk, sıra ve görüşme gibi operasyon verilerini kapsayabilir.

Okul tarafından oluşturulan rapor kayıtları, okulun rapor saklama tercihi ve hizmet kapsamına göre operasyon verilerinden ayrı olarak saklanabilir. Rapor saklama hizmeti bulunmaması halinde bu kayıtlar da temizlenebilir.

Hukuki yükümlülükler, uyuşmazlıkların çözümü, güvenlik veya bir hakkın tesisi, kullanılması ya da korunması için gerekli olan sınırlı kayıtlar ilgili zorunluluk süresince saklanabilir.

8. Veri güvenliği

Kişisel verilere yetkisiz erişimi, verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve kaybolmasını önlemek amacıyla uygun teknik ve idari güvenlik tedbirleri uygulanır.

Kullanıcıların giriş bilgilerini üçüncü kişilerle paylaşmaması ve şüpheli bir erişim fark etmesi halinde okul yönetimine veya Conventus destek kanalına bilgi vermesi gerekir.

9. İlgili kişinin hakları

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 11. maddesi kapsamında kişisel verilerinizle ilgili olarak:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme,
• İşlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Eksik veya yanlış işlenmiş verilerin düzeltilmesini isteme,
• Kanunda öngörülen şartlar kapsamında silinmesini veya yok edilmesini isteme,
• Düzeltme veya silme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• Otomatik sistemlerle yapılan analiz sonucunda aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme

haklarına sahipsiniz.

10. Başvuru ve iletişim

Okul tarafından sisteme yüklenen öğrenci, veli, öğretmen ve etkinlik verilerine ilişkin taleplerin öncelikle ilgili okul yönetimine iletilmesi gerekir.

Conventus’un teknik hizmet sağlayıcılığı, web sitesi, demo formu veya doğrudan destek iletişimiyle ilgili başvurular aşağıdaki e-posta adresine gönderilebilir:

Güvenliğiniz için e-posta içeriğinde şifrenizi veya tam öğrenci T.C. kimlik numarasını paylaşmayın. Başvurunun doğrulanması için ek bilgi talep edilebilir.